СОГЛАСОВАНО                                                                  УТВЕРЖДАЮ
Управляющий  делами                                                          Глава города Пыть-Ях             
администрации города Пыть-Ях                                                                                                                                               
_____________  Т.В.Неклюдова                                           _____________ А.Н.Морозов 
«_____» _____________ 2020 г.                                           «_____» ___________ 2020 г.

ПОЛОЖЕНИЕ
об  отделе по делам архивов администрации города Пыть-Ях
(Муниципальный архив)
1. Общие положения

1.1. Положение об  отделе по делам архивов администрации города Пыть-Яха (Муниципальный архив) (далее именуется - отдел) определяет организацию работы и компетенцию отдела в целях реализации исполнительно-распорядительным органом муниципального образования - администрацией города Пыть-Яха (далее именуется - администрация города) полномочий в области архивного дела на территории города в соответствии с действующим законодательством. 

1.2. Отдел создан в соответствии с законодательством Российской Федерации для формирования (комплектования), хранения, учета, использования архивных фондов и архивных документов в целях информационного обеспечения органов государственной власти и  местного самоуправления, заинтересованных учреждений, организаций, социально-правовой защиты граждан. Отдел наделен отдельными государственными полномочиями ХМАО-Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности ХМАО-Югры. 

1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации города, правами юридического лица не обладает. Отдел подчиняется  управляющему делами администрации города, главе города.

1.4. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями администрации города, муниципальными предприятиями и учреждениями, а также другими организациями города в пределах своей компетенции.
Отдел взаимодействует со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в целях решения вопросов архивного дела, реализации единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
            1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;
- Федеральным законом от 27.07.2006  № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; 
-  Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской федерации от 18.01.2007 №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других документов в государ-ственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
-  Приказом Министерства культуры от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил ор-ганизации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государствен-ной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
- Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хране-ния»;
-  Приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 20 декабря 2019 года N 236  "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";
-  Приказом Федерального архивного агентства  (Росархива) от 01 сентября 2017 г. № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».
- Законом ХМАО - Югры от 20.07.2007 № 113-оз «Об отдельных вопросах муниципальной службы в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;
-  Законом ХМАО-Югры от 07.06.2005 г. №42-оз «Об архивном деле в ХМАО-Югре»;
- Законом ХМАО-Югры от 18.10.2010 г. №149-оз «О наделении органов местного са-моуправления ХМАО-Югры отдельными государственными полномочиями по хране-нию, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности ХМАО-Югры»;
- Уставом города Пыть-Яха;
- Методическими  рекомендациями  по упорядочению и подготовке  к передаче  на хранение в архив  документов организаций-источников комплектования  муниципального архива  г.Пыть-Яха;
- Административным регламентом предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов;
-  Правилами внутреннего трудового распорядка администрации города Пыть-Яха»;
- Инструкцией по делопроизводству в администрации города Пыть-Ях;
- настоящим положением.

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств городского бюджета.
Для осуществления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела из бюджета автономного округа бюджету муниципального образования предоставляются субвенции в объеме, установленном законом автономного округа о бюджете на очередной финансовый год и на плановый период.
1.7. Отдел обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, образовавшихся и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к государственной собственности ХМАО-Югры и находящихся на территории муниципального образования,  муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
Документы по личному составу долговременного хранения (далее именуются - документы по личному составу) ликвидированных организаций, за исключением муниципальных, принимаются на хранение на основании договора между собственником документов, ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и администрацией города.
1.8. Отдел осуществляет раздельное хранение и учет документов постоянного хранения по истории города, имеющих научно-историческое значение, и документов долговременного хранения по личному составу ликвидированных организаций, отражающих трудовую деятельность граждан.
             1.9. Отдел имеет:
-  гербовую печать для заверения архивных справок, выписок, копий документов, исполненных по документам постоянного хранения и по личному составу, актов приема-передачи, выдачи дел постоянного хранения и по личному составу во временное пользование предприятиям, организациям, учреждениям;
- бланки со своим наименованием с  угловым расположением реквизитов;	
- соответствующие штампы.
1.10. Отдел осуществляет отдельные государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, архивных фондов, относящихся к государственной собственности ХМАО-Югры и находящихся на территории муниципального образования. 
	1.11. Адрес отдела: мкр.1, дом 9, г. Пыть-Ях, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область.
Адрес размещения документов по личному составу: мкр.1, д.16, кв.4, г.Пыть-Ях, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область.

2. Основные задачи

           Основными задачами отдела при выполнении переданных отдельных государственных полномочий являются:
            2.1. Осуществление переданных государственных полномочий в сфере архивного дела в соответствии с законодательством РФ и ХМАО-Югры. Обеспечение сохранности и учет архивных фондов и архивных документов, хранящихся в отделе.
            2.2.Обеспечение выполнения нормативных правовых и правовых актов Губернатора ХМАО-Югры, Правительства ХМАО-Югры и правовых актов исполнительных органов государственной власти ХМАО-Югры по вопросам осуществления переданных им государственных полномочий в сфере архивного дела;
           2.3.Обеспечение условий для беспрепятственного проведения уполномоченными государственными органами проверок осуществления переданных отделу  государственных полномочий в сфере архивного дела и использования предоставленных субвенций;
           2.4.Обеспечение предоставления исполнительным органам государственной власти по их письменному запросу документов и другой информации об осуществлении переданных им государственных полномочий в сфере архивного дела.
           2.5.Устранение недостатков, выявленных при проведении контроля за осуществлением переданных  государственных полномочий в сфере архивного дела.
            2.6.В области комплектования отдела документами:
             - по истории муниципального образования, имеющими историческое, научное, экономическое и культурное значение;
             -   архивных фондов архивными документами, относящимися к государственной собственности ХМАО-Югры и находящимися на территории муниципального образования;
	 - по личному составу зарегистрированных на территории муниципального образования ликвидированных без правопреемников организаций.
2.7. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, государственных предприятий ХМАО-Югры, находящихся на территории муниципального образования, муниципальных предприятий и учреждений, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
2.8. Организация приема и рассмотрения запросов юридических и физических лиц.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами и отдельными государственными полномочиями по комплектованию, хранению, использованию архивных фондов и архивных документов осуществляет следующие основные функции:
3.1. В области обеспечения сохранности и учета архивных фондов и архивных документов:
             3.1.1. Обеспечение хранения:
- архивных фондов и архивных документов постоянного и долговременного сроков хранения на различных видах носителей, отнесенных к государственной собственности ХМАО-Югры, муниципальной собственности;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на архивное хранение на условиях договора между администрацией города и собственником архивных документов в порядке, определенном действующим законодательством;
- в других установленных законом случаях;
- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих архивные фонды отдела;
- учетных документов, методических материалов, архивных справочников и других материалов, необходимых отделу в практической работе.
           3.1.2. Осуществление учета документов, принятых в отдел, представление в установленном порядке учетных данных в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры. Ведение учетной базы данных "Архивный фонд", «Фотокаталог», «Организации-источники комплектования муниципального архива», «Местонахождение документов по личному составу ликвидированных предприятий».
           3.1.3. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов в отделе и обеспечению их физической сохранности, научно-технической обработке бесхозных документов ликвидированных организаций.
          3.1.4. Подготовка, представление информации по работе отдела в Службу по делам архивов ХМАО-Югры, управляющему делами администрации города и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

3.2. В области комплектования отдела документами:

3.2.1. Составление списков организаций (лиц) - источников комплектования отдела, утверждаемых в соответствии с действующим законодательством; систематическое проведение работы по их уточнению.
            3.2.2. Проведение в установленном порядке:
           - отбора и приема в отдел документов постоянного хранения организаций - источников комплектования отдела и документов по личному составу ликвидированных без правопреемников организаций;
- экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в отделе;
- учета документов постоянного хранения и по личному составу в организациях- источниках комплектования отдела на стадии ведомственного хранения;
- решения вопросов о передаче архивных фондов и архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность других муниципальных образований, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Российской Федерации.
3.3. В области, организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве предприятий и учреждений:
3.3.1. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу в организациях источниках комплектования отдела.
3.3.2. Оказание помощи организациям-источникам комплектования отдела в проведении экспертизы ценности документов, разработке номенклатур дел и составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу.
3.3.3. Рассмотрение инструкций по делопроизводству организаций, учреждений, предприятий, положений об экспертных комиссиях, ведомственных архивах организаций-источников комплектования отдела, подготовка предложений по их совершенствованию.
3.3.4. Оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в отдел.
3.3.5. Проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
3.3.6. Представление на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры полного комплекса документов по согласованию номенклатур дел, описей дел по личному составу и утверждению описей дел постоянного хранения.
3.3.7.Согласование описей по личному составу ликвидируемых организаций, не являющихся источниками комплектования муниципального архива.
3.4. В области информационного обеспечения пользователей и популяризации архивных документов отдела:
3.4.1. Изучение общественных потребностей в ретроспективной документной информации.
             3.4.2. Информирование граждан, органов государственной власти и  местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий, общественных объединений, иных организаций о составе и содержании архивных документов отдела по актуальной тематике в соответствии с законодательством.
	3.4.3. Исполнение тематических запросов и запросов социально-правового характера.
	3.4.4. Информирование организаций, граждан о местонахождении документов по личному составу, не принятых в отдел.
3.4.5. Создание, совершенствование научно-справочного аппарата к документам, находящихся на хранении в отделе, с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
             3.4.6. Организация:
- работы пользователей с документами, изготовления копий документов по их запросам, ведения учета изготовленных копий;
- подготовки материалов для средств массовой информации; 
- документальных выставок, проведения экскурсий по архивохранилищу, лекций, встреч с общественностью, информирования о документах отдела через средства массовой информации.

            3.5. По организации приема и рассмотрения запросов юридических и физических лиц:
3.5.1. Проведение приема и рассмотрение заявлений, предложений, жалоб юридических и физических лиц по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.5.2. Выдача в установленном порядке архивных копий, выписок, справок социально-правового и тематического характера.
3.5.3. Осуществление контроля за выполнением запросов социально-правового характера, направленных по принадлежности.
3.6. Подготовка проектов постановлений, распоряжений администрации города по вопросам архивного дела и делопроизводства.
3.7. Осуществление в пределах компетенции отдела контроля и проверку исполнения распоряжений  администрации города по вопросам в области архивного дела, подготовка информаций по документам главы города, стоящих на контроле.
3.8. Разработка и представление в установленном порядке предложений к проекту городского бюджета о расходах на содержание отдела, предложений по использованию денежных средств поступивших в местный бюджет в виде субвенций, направленных из бюджета ХМАО-Югры для выполнения отдельных государственных полномочий в области архивного дела.
            3.9. Составление планов работы и отчетов отдела о проделанной работе.

4. Права отдела

4.1. Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций в области комплектования, хранения, использования архивных фондов и архивных документов государственной собственности ХМАО-Югры имеет право:
4.1.1.Получать средства из бюджета автономного округа, предназначенные для финансирования переданных ему отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, в виде субвенций, поступающих в бюджет муниципального образования целевым финансированием;
4.1.2.Получать разъяснения и методические рекомендации по вопросам осуществления переданных им государственных полномочий в сфере архивного дела;
4.1.3.Осуществлять иные права, установленные действующим законодательством.

4.2. Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций в области комплектования, хранения, использования архивных фондов и архивных документов муниципального образования имеет право:
4.2.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2.2. Вносить на рассмотрение главы города предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и архивных документов, хранящихся в отделе, совершенствования работы ведомственных архивов муниципальных учреждений и предприятий.
4.2.3. Вносить на рассмотрение главы города вопросы о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью.
4.2.4. Участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
4.2.5. Вносить на рассмотрение Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, по совершенствованию работы ведомственных архивов организаций.
	4.2.6. Вносить на рассмотрение ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры предложения:
	 - по включению юридических и физических лиц в источники комплектования отдела;
             - по ведению централизованного учета документов;
             - по разработке методических рекомендаций и другим вопросам, входящим в компетенцию ЭПМК.	
4.2.7. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования отдела необходимые сведения о состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
             4.2.8. Проверять исполнение источниками комплектования отдела  требований федерального и регионального законодательства в области архивного дела.
 4.2.9. Информировать органы государственной власти и местного самоуправления о нарушениях архивного законодательства должностными лицами, выполняющими управленческие функции в организациях, а также физическими лицами.
4.2.10. Давать в пределах своей компетенции  предприятиям и учреждениям, находящимся на территории муниципального образования обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
           4.2.11. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города и ее структурными подразделениями по вопросам архивного дела; участвовать, по согласованию с организациями - источниками комплектования отдела, в работе их экспертных комиссий.
4.2.12. Запрашивать и получать от организаций города, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела в области работы с документами по личному составу.
4.2.13. Запрашивать и получать от организаций города - источников комплектования отдела документы, материалы, иную информацию, необходимые для принятия решений по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
             4.2.14. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями города, Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, общественными организациями в пределах своей компетенции.

5. Организация работы

5.1. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства России, на основе планов работы.
Годовые планы работы отдела утверждаются управляющим делами администрации города  по согласованию со Службой по делам архивов администрации Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
Отчеты отдела о проделанной работе утверждаются управляющим делами администрации  города.

5.2. Положение об отделе утверждается главой города. В Положении закрепляются организационно-правовой статус, задачи и функции отдела по реализации администрацией города полномочий в области архивного дела на территории города и отдельных государственных полномочий ХМАО-Югры, переданных органам местного самоуправления.	,
Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников отдела устанавливаются главой города, исходя из возложенных на отдел задач и функций, а также объема выполняемых работ.

5.3. Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям хранения документов, их техническое оснащение, оборудование, создание других необходимых для работы отдела условий осуществляет администрация города.

5.4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности главой города по представлению  управляющим делами администрации города.
Главный специалист - хранитель фондов, отвечает за весь объем работ по комплектованию, хранению, учету, использованию документов, переданных на хранение в отдел, за подготовку справок социально-правового характера на основании документов по личному составу и прием документов на хранение в состоянии, требуемом законодательством РФ.
Главный специалист по историко-краеведческой работе  организует работу по поиску, комплектованию, использованию и сохранности документов по истории города, фото- и видео документов, документов личного происхождения  в муниципальном архиве. Отвечает за учет документов личного происхождения, коллекций документов, фото и видео документов, контролирует правильность ведения учета вышеназванных документов   в отделе в пределах своей компетенции.

5.5. Начальник и главные специалисты отдела являются муниципальными служащими, на которых распространяются все гарантии, права, обязанности и ограничения, установленные для муниципальных служащих Федеральным Законом "О муниципальной службе в РФ".

5.6. Начальник отдела:

5.6.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.
5.6.2. Несет ответственность за работу отдела перед управляющим делами администрации  города и в установленном порядке - перед Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
5.6.3. Участвует в совещаниях, других мероприятиях, проводимых администрацией города при обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела.
5.6.4. Представляет на рассмотрение управляющего делами администрации города  проекты нормативных правовых актов.
5.6.5. Распределяет обязанности, разрабатывает должностные инструкции специалистов отдела.
           5.6.6. Вносит на рассмотрение управляющего делами администрации города  предложения о штатной численности отдела.
5.6.7. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов в хранилищах архивных фондов постоянного хранения и рабочих помещениях, внедряет в практику работы рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в оборудовании и материалах.
5.6.8. Осуществляет в пределах своей компетенции иные полномочия, не противоречащие данному положению.
5.6.9. Визирует архивные справки, исполненные по документам по личному составу ликвидированных организаций.
5.6.10. Готовит годовые квартальные и единовременные отчеты, предоставляемые в администрацию города и Службу по делам архивов ХМАО-Югры.
          
 5.7. Главный специалист (хранитель фондов):

5.7.1. Организует и несет персональную ответственность за весь объем работ по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных фондов, принятых в отдел.
5.7.2. Отчитывается о проводимой отделом работе с документами перед начальником отдела.
5.7.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов в хранилищах архивных фондов и рабочих помещениях, внедряет в практику работы рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в оборудовании и материалах.
5.8.Главный специалист (по историко-краеведческой работе):
5.8.1. Организует и несет персональную ответственность за весь объем работ по поиску, комплектованию, хранению, учету и использованию архивных фондов личного происхождения, фото и видео документов.
5.8.2.Отчитывается о проводимой отделом  краеведческой работе, подготовке и оформлению выставок и экспозиций.
5.8.3.Внедряет в практику работы рациональные способы поиска архивных документов, ведет работу по сбору материалов для поисковых справочников и архивных справок.
5.9. Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами государственной власти и местного самоуправления, организациями города, архивными учреждениями автономного округа, представителями общественности.
           5.10. Ликвидация или реорганизация отдела осуществляется главой города.
           5.11. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственный архив автономного округа в установленном порядке.

6. Ответственность отдела

Отдел несет ответственность:
          - за правильное применение действующего законодательства по вопросам архивного дела;
- за качественное и своевременное исполнение запросов социально-правового и тематического характера, оперативное предоставление пользователям информации, ее полноту и достоверность;
- за сохранение в тайне конфиденциальной информации.

Исполнитель:
Начальник отдела по делам архивов  
(муниципального архива)                                       
_________Н.Л. Балковая

 Согласовано:
Начальник управления 
по правовым вопросам           
__________Т.Н.Чулакова